Ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer vorschriftsmäßig einbehalten hat, kann nur nach der Sachlage im Zeitpunkt des Abzuges beurteilt werden (VwGH 21.12.1956, 0359/55). Der Arbeitgeber kann Fehler bei der Einbehaltung im Laufe des Kalenderjahres berichtigen (vgl. VwGH 26.2.1963, 1325/60). Der Arbeitgeber ist keine Hilfsstelle des Finanzamtes, der vorgenommene Steuerabzug ist nicht als Steuerbescheid anzusehen (vgl. VwGH 15.2.1977, 0187/77; 0188/77). Über die Rechtmäßigkeit des Steuerabzuges entscheidet auf Antrag das FA der Betriebsstätte (§ 240 Abs. 3 BAO). Auch von Bezügen aus einer gesetzlichen Sozialversicherung ist Lohnsteuer einzubehalten. Nachzahlungen in einem Ausgleichsverfahren sind wie Nachzahlungen in einem Konkursverfahren gemäß § 67 Abs. 8 lit. g EStG 1988 in Verbindung mit § 69 Abs. 6 EStG 1988 zu behandeln (siehe Rz 1107, 1177a, und 1198).

Die Bestimmung des § 78 Abs. 1 EStG 1988, wonach auch Vorschuss- oder Abschlagszahlungen und sonstige vorläufige Zahlungen auf erst später fällig werdenden Arbeitslohn vom Begriff "Lohnzahlung" umfasst werden, hat nur klarstellende Bedeutung (vgl. VwGH 29.1.1991, 91/14/0008). Ist ein Gehaltsvorschuss unmittelbar in den seiner Hingabe nachfolgenden Lohnzahlungszeiträumen zurückzuzahlen, liegt eine Vorschusszahlung vor, von der Lohnsteuer einzubehalten ist (vgl. VwGH 21.2.1996, 92/14/0056; VwGH 20.11.1996, 95/15/0202). Aus den Worten "bei jeder Lohnzahlung" ergibt sich, dass der Lohnsteuerabzug im Zeitpunkt des Zuflusses von Arbeitslohn vorzunehmen ist. Kann über Arbeitslohn verfügt werden, kommt dem Moment seiner Fälligkeit keine Bedeutung zu (vgl. VwGH 10.11.1987, 86/14/0201).

Der Arbeitgeber wird von seiner Verpflichtung zum Steuerabzug nicht dadurch befreit, dass seine Arbeitnehmer erklären, sie würden ihre Bezüge einbekennen oder eine Steuererklärung abgeben (vgl. VwGH 17.12.1957, 3094/55). Wird der Arbeitslohn während eines Kalendermonats regelmäßig nur in ungefährer Höhe in Teilbeträgen ausgezahlt (Abschlagszahlung) und erst für den Kalendermonat eine genaue Lohnabrechnung vorgenommen, kann die Lohnsteuer vom Arbeitgeber erst bei der Lohnabrechnung einbehalten werden. Voraussetzung ist, dass die Lohnabrechnung bis zum 15. Tag des folgenden Kalendermonats erfolgt (§ 78 Abs. 2 EStG 1988). In diesen Fällen ist es denkmöglich, dass der Steuerabzug von Bezügen, die gegen Ende des Kalenderjahres gezahlt werden, erst im folgenden Kalenderjahr vorgenommen wird. Insoweit ist diese Lohnsteuer als für das abgelaufene Jahr einbehalten zu werten (vgl. VwGH 25.5.1959, 0629/57). Erfolgt die Lohnzahlung nach dem 15. Jänner, gilt die Lohnsteuer nicht mehr als für das Vorjahr einbehalten.

Vorteile aus dem Dienstverhältnis, die sich der Arbeitnehmer selbst gegen den Willen des Arbeitgebers verschafft, unterliegen nicht dem Steuerabzug vom Arbeitslohn und sind demnach im Wege der Veranlagung zu erfassen (vgl. VwGH 25.1.1980, 1361/80). Stimmt ein vertretungsbefugtes Organ einer juristischen Person der Auszahlung von ungerechtfertigten Bezügen an einen Arbeitnehmer zu, handelt das Organ in Vertretung der Arbeitgeberin. Es liegt keine Zahlung gegen den Willen der Arbeitgeberin (juristische Person) vor, sodass Lohnsteuer einzubehalten ist (vgl. VwGH 20.6.1995, 92/13/0061).

Gemäß § 3 Abs. 1 des Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetzes (IESG), BGBl. Nr. 324/1977 idgF, gebührt das Insolvenz-Ausfallgeld in der Höhe des gesicherten Anspruches, vermindert um die gesetzlichen Abzüge, die von den öffentlich-rechtlichen Körperschaften im Insolvenzverfahren geltend zu machen sind. Der Arbeitnehmer erhält daher seine Bezüge vom Bundesamt für Soziales sowohl im Falle eines Ausgleiches als auch im Falle eines Konkurses "netto" ausbezahlt. Zahlungen auf Grund eines Konkursverfahrens und eines Ausgleichsverfahrens sind gleich zu behandeln.

In beiden Fällen ist gemäß § 69 Abs. 6 EStG 1988 vom Insolvenz-Ausfallgeld-Fonds ein Lohnzettel auszustellen.

Im Insolvenzverfahren werden die gemäß § 3 Abs. 1 IESG das Ausmaß des Insolvenz- Ausfallgeldes mindernden (fiktiv berechneten) Lohnsteuerbeträge zugleich als Konkurs- (Ausgleichs-)Forderung (bedingt) angemeldet. Sollte zum Zeitpunkt der Anmeldung die genaue Ermittlung dieser Lohnsteuerforderung (noch) nicht möglich sein, bestehen keine Bedenken, die entsprechenden Beträge zu schätzen.

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer mit der Lohnzahlung auch eine Abrechnung für den im Kalendermonat ausbezahlten Arbeitslohn auszuhändigen. In dieser Abrechnung müssen

• die gezahlten Bruttobezüge (§ 25 EStG 1988),
• die Beitragsgrundlage für die Pflichtbeiträge (Sozialversicherungs-Beiträge),
• die Pflichtbeiträge selbst (§ 16 EStG 1988) sowie
• die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer und
• die einbehaltene Lohnsteuer

Bei einer Nettolohnvereinbarung hat der Arbeitgeber die von ihm vereinbarungsgemäß zu tragende Lohnsteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung in einer "Auf- Hundert-Rechnung" dem Nettolohn hinzuzurechnen und von dem sich danach ergebenden Bruttolohn (nach Abzug der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung) die Lohnsteuer zu errechnen.